Côte d'Ivoire
Assistant(e) Administratif(ve)
Location
Côte d'Ivoire
Department
Finance
Contract Type
Full-time
Application Deadline

International Cocoa Initiative (ICI) est une organisation à but non lucratif qui protège les droits des enfants et des adultes dans les zones productrices de cacao d’Afrique de l’Ouest. Afin de renforcer ses équipes, le département des Ressources Humaines du bureau de ICI Cote d’Ivoire est à la recherche d’un ou d’une Assistant(e) Administratif(ve)

Sous la supervision directe de la Responsable Administration de ICI Cote d’Ivoire, Le/la titulaire de ce poste a pour mission la gestion administrative des différents spécifiques et du bureau en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.

Taches principales et responsabilités

Activités courantes :

  • Accueillir et orienter les visiteurs (fournisseurs, partenaires…) ;
  • Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants ;
  • Rédiger les courriers (accusé de réception) et Expressions de Besoins 
  • Gérer les missions annuelles du Top Management ;
  • Recueillir les informations et documents de collaborateurs internes et prestataires externes ;
  • Assurer son domaine de compétence les relations avec le siège et les différents partenaires ;
  •  Participer à l’archivage digital et physique des documents administratifs ; 
  • Organiser les réunions, les ateliers et conférences du Bureau National ;
  • Veiller à l’entretien du matériel, des équipements et biens du bureau national ;
  • Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau ;
  • Suivre et s’assurer de la bonne tenue des registres (des vigiles, du secrétariat) ;
  • Suivre les travaux d’aménagement et de réparation du siège d’Abidjan ;
  • Participer au suivi de l’harmonisation des Bureaux Régionaux (Couleur, équipements, peinture) ; 
  • Suivre les travaux d’agrandissement du Bureau National ;
  • Participer à l’élaboration de la procédure des missions et voyages à l’extérieur ;
  • Etablir la liste des besoins du Bureau National et assurer le suivi de l’exécution des expressions de Besoins ;
  • Organiser les assurances des Bureaux Régionaux (multirisques professionnelles, véhicules, flotte autos-motos) ;
  • Suivre les enregistrements des baux des bureaux ;
  • Participer au suivi et à la mise en œuvre des contrats ;
  • Gérer la flotte MOOV ICI 

Activités occasionnelles 

  • Aider à l’organisation du Board ;
  • Faire tous autres taches exigées par la direction ;
  • Vérifier les Procès-Verbaux de Dossiers d’Appel d’Offres de construction ;
  • Suivre les dossiers contentieux se trouvant au Cabinet Conseil ;
  • Effectuer les démarches administratives auprès du ministère des Affaires Etrangères pour l’actualisation du statut de la Fondation ; 
  • Assurer l'intérim de l'assistant administratif.

Expérience et compétences

Education et expérience professionnelle

Essentiel

  • Formation de niveau Bac + 2/3 en Administration, communication, secrétariat ou dans un domaine connexe.
  • Un minimum de 4/5 ans d'expérience en matière de suivi de contrats

Désirable

  • Expérience dans le secteur du développement ou humanitaire

Langues

  • Français courant ou langue maternelle, la maîtrise de l’anglais à l'oral et à l'écrit est un gros atout.

Compétences

  • Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, power point etc.) ;
  • Maitrise des nouvelles technologies 
  • Rigueur et méthode ;
  • Aisance relationnelle, sens de l’écoute ;
  • Sens de l’analyse et de la synthèse ;   
  • Capable de travailler sous pression.
  • Bilingue ou bon niveau d’anglais ;
  • Avoir une connaissance en matière de pire forme de travail des enfants (PFTE);

Savoir être : 

  • Avoir d’excellentes qualités rédactionnelles et verbales ;
  • Être dynamique, discret ;
  • Être rigoureux(se), autonome et intègre ;
  • Être réactif(ve) et savoir anticiper ;
  • Avoir le sens du relationnel : être à l’écoute du personnel, des fournisseurs et des partenaires ;
  • Avoir le sens des responsabilités ;
  • Savoir gérer les priorités ;
  • Savoir travailler sous pression ;
  • Faire preuve d’aptitude à prendre des risques professionnels mesurés et des décisions efficaces ;
  • Avoir une excellente présentation

Valeurs fondamentales de ICI

Tous les membres du personnel de ICI sont tenus d'adhérer aux valeurs fondamentales de ICI, de les respecter et de les promouvoir à tout moment : HUMANITE, INTEGRITE, NEUTRALITE, PARTENARIAT, INNOVATION. Pour plus de détails, veuillez consulter le site web de ICI: (https://www.cocoainitiative.org/fr/propos-de-ici/la-fondation-international-cocoa-initiative/nos-valeurs)  

Protection de l’enfant

ICI applique une politique de tolérance zéro concernant toutes les formes de négligence, de violence (sexuelle, physique, émotionnelle et psychologique) et d’exploitation (sexuelle et commerciale) envers les enfants. ICI s’engage à placer l’intérêt supérieur de l’enfant au centre de son travail, quelle que soit les capacités, de son appartenance ethnique, de sa foi, de son sexe, de sa sexualité et de sa culture. En postulant au sein de ICI, vous acceptez automatiquement les termes ci-dessus et vous vous engagez à respecter ces principes de protection de l’enfance.

Égalité des chances et non-discrimination

ICI s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi et de la non-discrimination pour tous et toutes les employés-ées et candidats ou candidates à l'emploi, et à offrir à ses employés et employées un environnement de travail équitable et exempt de toute discrimination.

Avertissement

ICI et ses partenaires de recrutement privilégiés ne demanderont JAMAIS de frais aux candidats et candidates, pour quelque raison que ce soit, au cours du processus de recrutement. Aucun frais de recrutement, aucun frais d'embauche, aucun dépôt de garantie, aucun frais de logiciel ou d'équipement n'est facturé aux candidats et candidates qui s'adressent à ICI.

Postulation

Seuls les candidats et candidates autorisés à travailler sur en Côte d’Ivoire peuvent postuler.

Veuillez envoyer vos candidatures en français, accompagnées d'une lettre de motivation et de votre CV, à l'adresse suivante : recrutement-cdi@cocoainitiative.org 

Veuillez utiliser une lettre de motivation et un CV à jour en tant que document unique. Veuillez également inclure les détails de votre rémunération actuelle et de vos attentes salariales. 

Date limite de dépôt des candidatures : 27 mai 2024

En soumettant votre candidature, vous consentez à ce que nous traitions vos données dans le but d'évaluer votre candidature pour ce poste. Les données relatives à votre candidature resteront confidentielles et ne seront utilisées qu'à des fins de recrutement. Une fois le poste fermé, votre candidature sera supprimée.

Veuillez noter que seuls les candidats ou candidates qui répondent aux exigences susmentionnées et qui ont été sélectionnés pour un entretien seront contactés.

Personal Data Statement

This Personal Data Statement will provide you with information on how your personal data will be handled for the purposes of processing your job application. You are just about to send us personal information in support of your request to be considered for employment within International Cocoa Initiative. This information will be treated confidentially by ICI and will only be used for the purposes of processing your application for employment within ICI.

By applying to a position advertised, and internship or by sending a spontaneous application to ICI, you authorize ICI and its subsidiaries to retain the information you provide to us on our database.

You have the right to access and rectify your personal information by contacting us at hr [@] cocoainitiative.org. You have the right to ask ICI to delete your information by contacting us at hr [@] cocoainitiative.org. By applying to a position advertised, an internship or by sending a spontaneous application to ICI, you automatically agree to the above term.
 

Child Safeguarding

NB: ICI has zero-tolerance for all forms of child neglect, abuse (sexual, physical, emotional, and psychological) and exploitation (sexual and commercial).

ICI commits to put the best interest of the child first, and at the centre of its work, irrespective of a child’s ability, ethnicity, faith, gender, sexuality and culture. ICI recognizes its responsibility to ensure and to promote a safe and secure environment for children.

To effectively manage risks to children, ICI requires the commitment, support and cooperation of all staff, associates, partners, suppliers, service-providers and visitors.

By applying at ICI, you automatically agree to the above term and uphold the principles described herein.

Equal opportunities and non-discrimination

ICI is committed to the principle of equal employment opportunities and non-discrimination for all employees and employment applicants, and to providing employees with a fair work environment free of discrimination.  

Disclaimer

ICI and its preferred recruitment partners will NEVER ask candidates for fees for any purpose during the recruitment process. No recruitment fee, no hiring fee, no security deposit, no software or equipment charges are charged to candidates applying to ICI.